Digitalizar tu inmobiliaria puede parecer abrumador. Tantas herramientas, tantos cambios, tanto que aprender… ¿Por dónde empezar?

Esta guía te da un plan concreto de 90 días para transformar tu operación sin perder una sola venta en el proceso.

Antes de Empezar: El Diagnóstico Inicial

Antes de tocar nada, necesitas saber dónde estás.

Checklist de Situación Actual

Responde estas preguntas:

Gestión de Propiedades

¿Dónde guardas la información de tus propiedades? (Excel, papel, software…)
¿Cuánto tardas en publicar una propiedad nueva?
¿Con qué frecuencia tienes información desactualizada?

Gestión de Clientes

¿Dónde registras los leads y su seguimiento?
¿Cuántos leads estimas que pierdes al mes?
¿Cuánto tardas de media en responder a un nuevo lead?

Operaciones

¿Cómo coordinas las visitas?
¿Cómo comunicas con los propietarios?
¿Cuántas horas dedicas a tareas administrativas?

Datos

¿Tienes métricas de rendimiento de tu equipo?
¿Sabes qué portales generan más leads de calidad?
¿Puedes predecir tu facturación del próximo mes?

Calcula Tu “Puntuación de Madurez Digital”

Área	Puntuación
Todo en papel o Excel básico	1 punto
Algunas herramientas digitales no conectadas	2 puntos
Sistema digital parcial (CRM o gestión, no ambos)	3 puntos
Sistema integrado pero básico	4 puntos
Sistema completo con automatizaciones	5 puntos

5-10 puntos: Necesitas transformación completa
11-15 puntos: Necesitas integración y automatización
16-20 puntos: Necesitas optimización avanzada
21-25 puntos: Ya eres líder digital (¿seguro que necesitas esta guía?)

Fase 1: Fundamentos (Días 1-30)

Objetivo: Centralizar información y eliminar el caos.

Semana 1-2: Definición y Diseño

Tareas:

Mapear todos los procesos actuales
- ¿Qué pasos sigues desde que captas una propiedad hasta que la vendes?
- ¿Qué pasos sigues desde que recibes un lead hasta que cierra?
- Identifica cuellos de botella y duplicidades
Definir requisitos del sistema
- Lista las funcionalidades imprescindibles
- Lista las funcionalidades deseables
- Lista las integraciones necesarias (portales, email, calendario…)
Involucrar al equipo
- Reúnete con cada agente y pregunta: “¿Qué tareas repetitivas odias?”
- Recoge sus ideas y preocupaciones
- Genera compromiso con el cambio

Semana 3-4: Selección e Inicio

Tareas:

Evaluar opciones de software
- Software genérico (Salesforce, HubSpot) → Más económico, menos adaptado
- Software inmobiliario estándar → Equilibrado, puede faltar personalización
- Software a medida → Más inversión inicial, máxima adaptación
Tomar la decisión
- Basándote en presupuesto, necesidades y proyección de crecimiento
- No elijas solo por precio; elige por valor
Iniciar desarrollo/configuración
- Si es a medida: Kick-off con el equipo de desarrollo
- Si es estándar: Inicio de configuración y personalización

Entregables Fase 1:

Documento de procesos actuales
Lista de requisitos priorizada
Proveedor seleccionado
Proyecto iniciado

Fase 2: Construcción del Sistema (Días 31-60)

Objetivo: Tener el sistema funcionando con las funcionalidades core.

Semana 5-6: Desarrollo de Módulos Core

Módulos prioritarios (en este orden):

1. Base de datos de propiedades

Ficha completa: características, fotos, documentos, estado
Campos personalizados según tu operación
Histórico de cambios

2. Base de datos de clientes/leads

Datos de contacto y preferencias
Origen del lead
Historial de interacciones

3. Vinculación propiedad-cliente

Matching manual y automático
Propiedades visitadas y feedback
Estado de la relación

Semana 7-8: Automatizaciones Básicas

Automatizaciones a implementar:

Publicación multicanal

Conexión con Idealista, Fotocasa, Habitaclia (mínimo)
Sincronización automática de cambios
Despublicación automática al vender/reservar

Comunicaciones automáticas

Email de bienvenida a nuevos leads
Confirmación de visitas
Recordatorios previos a visitas

Alertas internas

Lead sin contactar hace X días
Propiedad sin visitas hace X semanas
Exclusiva próxima a vencer

Entregables Fase 2:

Sistema funcional con datos básicos
Publicación automática operativa
Comunicaciones automáticas configuradas
Alertas funcionando

Fase 3: Migración y Adopción (Días 61-75)

Objetivo: Pasar del sistema antiguo al nuevo sin perder información ni productividad.

Semana 9-10: Migración de Datos

Proceso de migración:

Inventario de datos existentes
- Propiedades activas (prioridad alta)
- Clientes/leads del último año (prioridad alta)
- Histórico de propiedades (prioridad media)
- Histórico de clientes antiguos (prioridad baja)
Limpieza de datos
- Eliminar duplicados
- Completar campos vacíos
- Estandarizar formatos
Importación por fases
- Día 1: Propiedades activas
- Día 2-3: Leads y clientes activos
- Día 4-5: Histórico relevante

Semana 11: Formación del Equipo

Plan de formación:

Sesión	Duración	Contenido
Sesión 1	2h	Visión general y navegación
Sesión 2	2h	Gestión de propiedades
Sesión 3	2h	Gestión de clientes y seguimiento
Sesión 4	2h	Automatizaciones y coordinación de visitas
Sesión 5	1h	Reportes y análisis
Práctica	1 semana	Uso supervisado con soporte

Claves para buena adopción:

Formar en grupos pequeños (2-3 personas)
Grabar las sesiones para consulta posterior
Designar un “campeón” interno que resuelva dudas menores
Celebrar pequeñas victorias

Entregables Fase 3:

Datos migrados y verificados
Equipo formado
Sistema en uso diario
Canal de soporte establecido

Fase 4: Optimización (Días 76-90)

Objetivo: Afinar el sistema basándose en uso real y maximizar adopción.

Semana 12: Ajustes y Mejoras

Tras 2 semanas de uso real, recopilar feedback:

Preguntas al equipo:

¿Qué funciona muy bien?
¿Qué resulta confuso o lento?
¿Qué echas de menos?
¿Qué harías diferente?

Ajustes típicos:

Simplificar formularios con demasiados campos
Añadir atajos para acciones frecuentes
Modificar alertas (muy frecuentes o poco útiles)
Mejorar reportes según necesidades reales

Semana 13: Funcionalidades Adicionales

Con el core funcionando, añadir:

Portal de propietarios (si no estaba incluido)

Vista del estado de su propiedad
Estadísticas de visualizaciones
Feedback de visitas

Coordinación de visitas mejorada

Calendario con disponibilidad de propiedades
Reserva online para clientes
Optimización de rutas para agentes

Dashboards avanzados

Rendimiento por agente
Conversión por fuente de lead
Pipeline de ventas

Entregables Fase 4:

Sistema ajustado según feedback
Funcionalidades adicionales operativas
Adopción > 80% del equipo
Métricas de mejora documentadas

Calendario Visual de 90 Días

Calendario de implementación de 90 días mostrando las fases de diagnóstico, construcción, migración y optimización

Errores Comunes a Evitar

Error 1: Querer Hacerlo Todo de Golpe

Problema: Implementar 15 funcionalidades a la vez confunde al equipo. Solución: Empieza con lo esencial. Añade capas gradualmente.

Error 2: No Involucrar al Equipo

Problema: Sistema impuesto que nadie quiere usar. Solución: Participación desde el día 1. Sus ideas mejoran el resultado.

Error 3: Subestimar la Formación

Problema: “Es intuitivo, ya aprenderán”. Solución: Invertir en formación adecuada. El ROI depende del uso.

Error 4: Migrar Datos Sucios

Problema: El nuevo sistema hereda el caos del antiguo. Solución: Limpiar antes de migrar. Es más fácil que limpiar después.

Error 5: Abandonar Tras la Implementación

Problema: El sistema queda obsoleto sin mantenimiento. Solución: Planificar mejoras continuas y soporte.

Error 6: Elegir Precio Sobre Valor

Problema: Software barato que no resuelve el problema. Solución: Evalúa el coste total (incluyendo tiempo perdido con malas herramientas).

Métricas para Medir el Éxito

A los 90 días deberías ver mejoras en:

Métrica	Objetivo Mínimo
Tiempo para publicar propiedad	-60%
Leads con seguimiento adecuado	+40%
Tiempo de respuesta a leads	-70%
Propietarios con reporte semanal	100%
Horas en tareas admin por agente	-50%

Inversión Estimada

Para una inmobiliaria de 3-5 agentes:

Concepto	Rango
Software a medida	25.000€ - 40.000€
Formación	2.000€ - 4.000€
Migración de datos	1.500€ - 3.000€
Total	28.500€ - 47.000€

Mantenimiento anual: 10-15% de la inversión inicial

Payback típico: 2-4 meses

Checklist Final de Implementación

Pre-implementación

Procesos actuales documentados
Requisitos definidos y priorizados
Equipo informado y comprometido
Presupuesto aprobado

Durante implementación

Reuniones semanales de seguimiento
Pruebas antes de cada despliegue
Documentación de configuraciones
Plan de contingencia activo

Post-implementación

Formación completa realizada
Datos migrados y verificados
Sistema en uso productivo
Canal de soporte establecido
Plan de mejoras continuas

El Día Después del Día 90

La digitalización no termina. El día 91 empieza la fase de madurez:

Mes 4-6: Consolidación y optimización continua
Mes 7-12: Añadir funcionalidades avanzadas (IA, analytics)
Año 2+: Integración con nuevas tecnologías del mercado

¿Listo para Empezar Tu Transformación?

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Evaluamos tu situación actual
Identificamos tus prioridades específicas
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